زمان و پول دوتا از مهم‌ترین و باارزش‌ترین چیزهایی هستند که بیشتر بودن آن‌ها ما را خوشحال می‌کند؛ اما اغلب مردم در صرفه‌جویی در آن‌ها با مشکل روبرو هستند. با‌این‌حال، این صرفه‌جویی برای کسب و کارها بسیار ضروری است و انجام پروژه‌ها در کمترین زمان و با کمترین بودجه ممکن، میزان موفقیت یک سازمان را تعیین می‌کند.

رعایت مواردی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم در یک شرکت بر عهده کارشناس کنترل پروژه است. این نقش وظایف و مسئولیت‌های گوناگونی دارد که در این مقاله به آن‌ها خواهیم پرداخت. همچنین از مراحل مختلف کنترل پروژه صحبت خواهیم کرد. پس با ما همراه باشید.

کنترل پروژه به چه معناست؟

فرایندکنترل‌ پروژه تشکیل‌شده از مجموعه‌ای از فرایندهایی است که میزان زمان و بودجه صرف شده برای هر پروژه را مدیریت می‌کند. این فرایند از پنج بخش کلی برنامه‌ریزی، مدیریت منابع، مدیریت ریسک و خطرات احتمالی، مدیریت تغییرات و مدیریت عملکرد تشکیل می‌شود. هدف از کنترل پروژه در هر سازمان و کسب و کاری، به حداقل رساندن بودجه پروژه در صورت امکان و پایبندی به برنامه زمان‌بندی پروژه است.

وظایف و مسئولیت‌های کارشناس کنترل پروژه

وظایف و مسئولیت‌های کارشناس کنترل پروژه در برخی سازمان‌ها مشترک و در برخی از آن‌ها بسته به سیاست کارفرمایان یا ساختار سازمانی متفاوت، تا حدی تفاوت دارد. در ادامه برخی از رایج‌ترین مسئولیت‌های کارشناس کنترل پروژه را نام برده‌ایم:

• تجزیه و تحلیل داده‌های پروژه، تعیین خطرات و چالش‌های احتمالی و توسعه برنامه‌های کاهش بودجه
• ارائه پشتیبانی به مدیر پروژه برای برنامه‌ریزی و اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌ها
• تجزیه و تحلیل مشکلات پروژه و ارائه راهکار
• رعایت قوانین و مقررات شرکت
• تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد برای بهبود کارایی پروژه
• تعیین پیش‌بینی‌های بودجه و نظارت بر جریان نقدینگی
• همکاری با مدیر پروژه برای تهیه طرح، برنامه‌ریزی و بودجه پروژه
• تعیین منابع مورد نیاز و شناسایی آن‌ها برای اجرای پروژه‌ها
• نظارت و کنترل پیشرفت پروژه برای شناسایی و اصلاح تاخیرها یا اشکالات
• نظارت بر وضعیت پروژه به‌طور منظم و ارائه گزارش های پیشرفت پروژه به مدیر پروژه
• آموزش اعضای تیم درباره شیوه‌ها و رویه‌های کنترل پروژه و برگزاری دوره های آموزشی برای کارمندان تازه‌کار
• رعایت دستورالعمل‌های ایمنی و بهداشت

همچنین شما می‌توانید برای مطالعه شرح وظایف و شرح شغلی آگهی‌های استخدام کارشناس کنترل پروژه و برای استخدام کارشناس کنترل پروژه بدون سابقه کار این بخش را دنبال کنید.

تفاوت شغل کارشناس کنترل پروژه و مدیر پروژه

بسیاری از وظایف کارشناس کنترل پروژه و مدیر پروژه با یکدیگر همپوشانی دارند و هر دوی این مشاغل به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا پروژه در مسیر درست خود پیش برود و انحراف از برنامه رخ ندهد. با این حال، هدف کنترل پروژه به اندازه مدیریت پروژه گسترده نیست.

مدیر پروژه روی تمامی عوامل دخیل در پروژه مانند افراد، فرایندها و محصولات تولیدی نظارت می‌کند و این در حالی است که کارشناس کنترل پروژه به طور خاص بر کنترل کیفیت و بهینه‌سازی دو عامل مهم زمان و بودجه پروژه‌ها تمرکز دارد.

چرا کنترل پروژه مهم است؟

توسط کنترل پروژه اطلاعاتی فراهم می‌شود که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه و به موقعی اتخاذ کنند و اینگونه از خطرات و ریسک‌های احتمالی پروژه جلوگیری می‌شود. در حقیقت از شروع پروژه تا تکمیل آن، وظیفه کارشناس کنترل پروژه این است که همه چیز را در مسیر و در محدوده خود نگه دارد.

بدون فرایند کنترل پروژه، ممکن است موفقیت پروژه تحت تأثیر قرار گیرد یا پیچیده‌تر شود. برخی از عواملی که بدون کنترل پروژه تحت تاثیر قرار می‌گیرند، عبارت‌اند از:

• افراد: بدون کنترل پروژه، مسئول انجام پروژه و وظایف و مسئولیت‌های سایر افرادی که در یک پروژه دخیل هستند، مشخص نیست که همین امر باعث بی‌نظمی و عدم پیشرفت پروژه خواهد شد.
• کیفیت: فرایند کنترل پروژه کیفیت محصولات تولیدی در یک پروژه را تضمین می‌کند.
• هزینه: زمانی که هزینه پروژه کنترل نشود، ممکن است به دلایل مختلف مانند محاسبات اشتباه، بودجه صرف شده برای پروژه فراتر از بودجه تعیین شده برود.
• زمان: نظارت بر زمان پروژه از مسائلی مانند تاخیر در برنامه و تغییر اولویت‌ها که می‌تواند منجر به نتایج نامطلوب در پروژه شود، جلوگیری می‌کند و از انجام به موقع کارها اطمینان حاصل می‌شود.

مراحل مختلف در فرایند کنترل پروژه

همان‌طور که گفتیم به‌صورت‌کلی 5 مرحله مختلف در فرایند کنترل پروژه وجود دارد که در ادامه هرکدام را توضیح می‌دهیم.

برنامه‌‌ریزی

برنامه‌ریزی برای پروژه به کارشناسان کنترل پروژه کمک می‌کند تا بتوانند تمامی کارهای کوچک و بزرگ پروژه را ردیابی کرده و اگر مشکلی در هر بخشی به وجود آمد، زمان کافی برای رفع آن را داشته باشند. برای برنامه‌ریزی پروژه می‌توان از نرم افزارهای مختلف در این حوزه کمک گرفت. همچنین بعد از برنامه‌ریزی دقیق، کارشناس کنترل پروژه باید چارت زمانی پروژه را در اختیار مدیر پروژه قرار دهد.

مدیریت منابع

هر پروژه‌ای نیاز به منابعی مانند زمان، پول، در دسترس بودن اعضای تیم پروژه و... دارد که مدیریت این منابع بخش مهمی از فرایند کنترل پروژه را تشکیل می‌دهد. برآورد هزینه، برنامه‌ریزی منابع و مدیریت منابع انسانی پروژه در شروع پروژه می‌تواند به کارشناس کنترل پروژه کمک کند تا پروژه را بر طبق بودجه تعیین شده جلو ببرد.

در این مرحله از فرایند، نه تنها نیاز به درک روشنی از منابع موجود در شروع پروژه وجود دارد، بلکه باید راهکارهایی برای پیگیری هزینه‌ها و منابع در حین انجام پروژه نیز ارائه شود. اگر بخشی از پروژه از بودجه تعیین شده فراتر رود یا یکی از اعضای تیم در حین پروژه کار را رها کند، کنترل منابع می‌تواند به جایگزینی این موارد کمک کند.

مدیریت ریسک

مدیریت ریسک پروژه یکی از مراحل حیاتی برای پروژه است که باعث شناسایی و جلوگیری از خطرات احتمالی می‌شود. بهترین راه برای مدیریت ربسک، شناسایی خطرات و ریسک های احتمالی و اولویت‌بندی آن‌ها است.

مدیریت تغییر

کنترل و مدیریت تغییر یکی از بهترین راه‌ها برای ماندن در محدود تعیین شده برای پروژه است که می‌تواند باعث عدم تاخیر در برنامه زمانی، عدم کاهش بودجه و عدم نقص در پروژه شود. در حقیقت مدیریت تغییر، کنترل هر گونه تغییر در پروژه  است که ممکن است رخ دهد. همچنین مدیریت تغییر باعث می‌‌شود که اعضای تیم به‌طور موثرتری با این تغییرات کنار بیایند.

مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد به معنی فرآیند نظارت بر موفقیت پروژه است. ساده‌ترین راه برای انجام این کار، تنظیم شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی عملکرد پروژه است. این شاخص‌ها ممکن است شامل ردیابی هزینه‌ها، تعیین اهداف، بازگشت سرمایه و... باشد.

کارشناس کنترل پروژه برای تعیین اهداف باید اطمینان حاصل کند که این اهداف SMART یعنی دقیق، قابل اندازه‌گیری و سنجش، قابل دستیابی و واقع‌بینانه هستند و محدودیت زمانی دارند.

جمع‌بندی

در اغلب سازمان‌ها و کسب و کارها برای مدیریت بودجه و زمان‌بندی انجام کارها و پروژه‌ها، نیاز به کنترل پروژه است. کارشناسان کنترل پروژه به‌صورت‌کلی وظیفه تعیین بودجه و زمانبندی پروژه‌ها را بر عهده دارند و 5 مرحله کلی فرایند کنترل پروژه یعنی، برنامه ریزی، مدیریت ریسک، مدیریت تغییرات، مدیریت منابع و مدیریت عملکرد را انجام می‌دهند.